La Paz, 20 de febrero de 2020
Uno de los aspectos inherentes a la implementación del gobierno electrónico es el relacionado con la eliminación del uso del papel, que es sustituido con sistemas digitales, para facilitar los procesos y el relacionamiento de la institución con los usuarios de los servicios públicos, es decir, con la ciudadanía en su conjunto.
La Agencia de Gobierno Electrónico y Tecnologías de Información y Comunicación (AGETIC) implementa un proyecto destinado a eliminar totalmente la utilización de papel en sus procesos internos, mediante plantillas digitales que sustituyen a los expedientes impresos. Estas plantillas incluyen todos los documentos necesarios para el funcionamiento de la institución, como informes, memorandos, activos, almacenes, manejo de personal, etc., con la respectiva firma digital del funcionario que valida la documentación pertinente.
Es así que los papeles antes producidos por las áreas Jurídica, Recursos Humanos, Planificación, Administrativa-Financiera, Activos, Almacenes, Caja chica y todas las demás, ahora se despachan, sin necesidad de imprimirlos, desde una computadora.
Una ventaja del uso de un sistema digital es que todas las actividades quedan grabadas en el historial personal y da acceso a todas las unidades, lo que permite identificar rápidamente, por ejemplo, los cuellos de botella, como también medir la eficiencia y eficacia de los funcionarios, a partir del análisis de los tiempos que los archivos permanecen en las respectivas bandejas de entrada de cada uno de ellos, lo que, a su vez, coadyuva a la toma de decisiones ejecutivas.
Esto permite, además, realizar procesos transparentes -todo se encuentra en las plantillas de la web- como por ejemplo, contrataciones menores, resoluciones administrativas de escalas salariales, cambio de partidas presupuestarias, etc.
En términos del usuario, la digitalización de los trámites permite, entre otras cosas, optimizar su tiempo y recibir una mejor atención, toda vez que ya no necesita hacer interminables colas y muchas veces tropezar con el mal humor del empleado público. Asimismo, el interesado tiene la facilidad de realizar los trámites desde la comodidad de su casa. En síntesis, se desburocratizan las instituciones estatales.
El uso indiscriminado de papel en las oficinas estatales -que genera varias toneladas almacenadas en húmedos y ófricos depósitos-, se ha convertido en uno de los hechos que contribuye a la depredación de nuestros bosques. En el ámbito general del Estado no es sencillo excluirlo, toda vez que hay entidades que piden, todavía, copias legalizadas de formularios y otros impresos emitidos por ellas mismas, como una simple muestra.
Las instituciones del Estado deben propender a reducir la utilización de papel hasta llegar al punto cero, o sea a su total sustitución por archivos y procedimientos digitales, todo ello en el marco de la implementación del gobierno electrónico.