El Sistema de Gestión de Notas Externas es una plataforma digital institucional diseñada para administrar, registrar, rastrear y centralizar todas las comunicaciones oficiales que una entidad pública o privada intercambia con instituciones externas, organizaciones, proveedores y la ciudadanía.

Su objetivo principal es digitalizar y optimizar el flujo de correspondencia externa, garantizando transparencia, trazabilidad y eficiencia en los procesos comunicacionales.

El sistema busca asegurar una gestión ordenada y segura de las notas externas, reduciendo tiempos de respuesta, evitando la pérdida de documentación, fortaleciendo la interoperabilidad y facilitando la toma de decisiones basada en información actualizada.

El sistema integra distintas herramientas de Gobierno Electrónico y cuenta con los siguientes módulos:

1.1 Módulo de Administración.

Este módulo está destinado a los usuarios con perfil de administrador, quienes tienen control total sobre la configuración general del sistema. Entre sus principales funciones se encuentran:

•     Registro, edición y baja de usuarios dentro de la entidad.
•     Asignación de roles y permisos de acceso.
•     Configuración de parámetros institucionales (logotipo, datos, estructura orgánica).
•     Habilitación de entidades para el intercambio de correspondencia externa.
•     Supervisión general del funcionamiento del sistema y generación de reportes administrativos.

1.2 Módulo Técnico.

Este módulo corresponde al rol encargado de la configuración técnica y operativa de los servicios del sistema.

Sus principales funciones incluyen:

•     Configuración y validación de servicios de recepción y consulta entre entidades.
•     Implementación y mantenimiento de las integraciones técnicas del sistema (API, servicios web, etc.).
•     Soporte técnico para la infraestructura vinculada al sistema.
•     Monitoreo de la conectividad, rendimiento y disponibilidad del servicio.
•     Documentación técnica de los servicios implementados y soporte de incidencias.

1.3 Módulo de Seguimiento.

Este módulo está orientado a los usuarios encargados del control y monitoreo del flujo de notas externas.

Sus principales funcionalidades son:

•     Verificación del estado de las notas externas enviadas o recibidas.
•     Monitoreo de las etapas de tramitación y confirmación de recepción.
•     Consulta de la trazabilidad completa de cada nota (origen, destino, fecha y estado actual).
•     Generación de reportes de seguimiento por entidad, usuario o periodo.

1.4 Módulo de Consulta.

El módulo de consulta está diseñado para los usuarios que requieren acceder a la información registrada en el sistema sin realizar modificaciones. Sus principales características son:

•     Visualización de notas externas enviadas y recibidas.
•     Búsqueda avanzada por número de hoja de ruta, entidad, asunto o fecha.
•     Acceso controlado a la información institucional disponible.
•     Generación de reportes y estadísticas de consulta.

Marco Normativo

• AGETIC/RA/0126/2025 

Manuales 

• Manual de Uso del Sistema de Gestión de Notas Externas (Rol Administrador)
• Manual de Uso del Sistema de Gestión de Notas Externas (Rol Consulta)
• Manual de Uso del Sistema de Gestión de Notas Externas (Rol Seguimiento)
• Manual de Uso del Sistema de Gestión de Notas Externas (Rol técnico)

Video de Presentación 

https://www.youtube.com/watch?v=qjFirKz4quk 

Procedimiento de Soporte para la Implementación 

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Paso 1.- Revisión y resolución de consultas sobre las características principales del Sistema Gestión de Notas Externas. Para coordinar una reunión de socialización y aclaración de dudas, enviar un correo electrónico de solicitud a soporte@agetic.gob.bo indicando el nombre de su entidad, nombre completo, número de contacto y cargo de la persona solicitante. 

Agetic y Entidad Solicitante.

Paso 2.- Mandar una nota de solicitud de habilitación de Gestor Institucional para el GOB.BO con los datos del responsable (nombre completo, ci, fecha de nacimiento, cargo, correo, celular y entidad a la pertenece).

Entidad Solicitante

Paso 3 .- Revisión de los datos enviados y procede con la habilitación del usuario con el rol Gestor Institucional.

AGETIC

Paso 4 .- El usuario con el rol Gestor Institucional, registra a los usuarios con los roles (Administrador, Seguimiento,Consulta, Técnico) en el rolificador. Revisar los manuales correspondientes.

Entidad Solicitante

Paso 5 .- El usuario con el rol de Técnico, configura los servicios de recepción y consulta de la entidad, Revisar los manuales correspondientes

Entidad Solicitante